Politique de confidentialité

Les renseignements traités dépendent des services que vous utilisez. Ils peuvent comprendre :

• Compte et organisation : nom, courriel, langue, organisation, rôle et renseignements nécessaires à la connexion.
• Contact : prénom, nom, courriel, message et, si vous les fournissez, téléphone et nom d’entreprise.
• Codes QR et pages publiées : adresse de destination, textes, images, coordonnées, renseignements d’immeubles ou d’unités et versions antérieures du contenu.
• Commandes de pancartes : demandeur, téléphone à imprimer, adresse de livraison et renseignements de suivi.
• Facturation, lorsqu’elle est utilisée : identifiants client et transaction, montant, devise et état de facturation.
• Utilisation et sécurité : événements de connexion ou d’administration, erreurs, données de scans et renseignements techniques nécessaires à la prévention des abus.
• Demandes et plaintes : coordonnées de réponse, contenu de la demande, vérifications nécessaires et échanges de suivi.

Ces renseignements servent à fournir et administrer les services demandés :

• Créer votre compte, permettre la connexion et gérer les accès à votre organisation.
• Afficher les destinations des codes QR et permettre leur modification.
• Préparer les pancartes et organiser les commandes et livraisons.
• Envoyer les liens de connexion et les communications de service, répondre à vos questions et traiter la facturation applicable.
• Mesurer les visites des codes QR, diagnostiquer les problèmes et prévenir les abus.
• Compter les visites de certaines pages publiques, les clics vers le compte ou le contact et les demandes de contact acceptées par notre service d’envoi afin de comprendre l’utilisation du site.
• Traiter les demandes relatives à vos renseignements personnels et respecter les obligations légales applicables.

Le formulaire de contact transmet votre message par Resend à la boîte courriel de PQRS. Votre adresse peut servir d’adresse de réponse. Le contenu de ce formulaire n’est pas enregistré dans une table de la base de données du site; il peut toutefois être conservé par les services de messagerie, dans la boîte de réception et dans des copies téléchargées pour traiter votre demande.

Cette règle propre au formulaire de contact ne s’applique pas aux comptes, commandes ou coordonnées de livraison, qui sont enregistrés pour fournir le service. Évitez de joindre des renseignements sensibles ou des documents qui ne sont pas nécessaires à votre demande.

L’utilisation du formulaire ne vous inscrit pas automatiquement à une infolettre ou à une liste de communications commerciales.

La connexion utilise un lien envoyé par courriel ou, si vous choisissez d’en définir un, un mot de passe. Ne partagez ni vos liens de connexion ni votre mot de passe. Les mots de passe sont conservés sous forme d’empreintes à sens unique avec un sel, jamais sous forme lisible. Les données de compte sont hébergées dans une base de données Neon.

La session de connexion est prévue pour une durée maximale de sept jours, avec un contrôle d’expiration après quatre heures d’inactivité. Fermer un onglet ne ferme pas nécessairement la session.

Pour limiter les tentatives de mot de passe, la base Neon existante conserve des empreintes à clé du courriel et de l’IP de confiance, les heures des tentatives et une expiration. Ces clés ne contiennent aucun courriel, adresse IP ou mot de passe lisible. Cette protection n’ajoute aucun fournisseur.

Le site utilise des témoins pour la connexion, sa protection et votre préférence de langue. Selon le parcours de connexion, les familles suivantes peuvent être présentes :

Vous pouvez gérer les témoins dans votre navigateur. Leur blocage peut empêcher la connexion ou la mémorisation de la langue. Le site n’utilise pas de témoins publicitaires ni d’outils de publicité comportementale; aucun outil tel que Google Analytics, Google Tag Manager, Plausible, PostHog ou Vercel Analytics n’est intégré au site.

PQRS mesure les visites de certaines pages publiques, les clics vers le compte ou le contact et les demandes de contact acceptées par notre service d’envoi. Les événements de mesure contiennent le type d’action, une page publique prédéfinie et une catégorie de provenance, par exemple Google ou un accès direct; les journaux ajoutent notamment l’heure de l’événement.

Cette mesure n’utilise ni témoin, ni stockage dans votre navigateur, ni identifiant de visiteur. Aucun nom, courriel, adresse IP, agent utilisateur ou URL complète de provenance n’est ajouté aux événements de mesure. Les préférences Global Privacy Control et Do Not Track désactivent leur envoi depuis votre navigateur. Le point de réception peut utiliser temporairement l’adresse IP pour limiter les abus; les journaux techniques de l’hébergement et les renseignements envoyés dans le formulaire de contact sont distincts.

Lorsqu’un code QR est consulté, PQRS peut enregistrer le code et l’organisation concernés, l’heure du scan, le pays et des catégories décrivant l’appareil, les robots et la provenance de la visite. Le journal des scans ne conserve pas l’adresse IP brute, l’agent utilisateur brut ni l’adresse complète du site référent.

D’autres traitements de sécurité peuvent utiliser une adresse IP. En particulier, les contrôles antispam et leurs journaux peuvent traiter l’adresse IP et le courriel d’une demande détectée comme suspecte. Les infrastructures d’hébergement reçoivent aussi les renseignements techniques des requêtes.

Une destination choisie par un utilisateur peut conduire vers un site externe. La création d’un aperçu peut transmettre l’adresse de destination à ce site; l’affichage d’une image externe peut lui transmettre l’adresse IP du visiteur. Les pratiques de ces sites sont régies par leurs propres politiques.

Les renseignements que vous choisissez de publier dans une destination QR peuvent être consultés par les personnes qui y accèdent. Les logos sont stockés dans Vercel Blob et accessibles par une adresse publique; un fichier peut contenir des coordonnées ou des métadonnées. Ne publiez que du contenu que vous êtes autorisé à diffuser.

Les fichiers d’impression peuvent être transmis à un imprimeur, notamment TechnoPub à Sherbrooke. Ils peuvent comporter un logo, un nom, un téléphone et un code QR donnant accès au contenu publié. Si un service de livraison est confié à un fournisseur, les coordonnées nécessaires à cet envoi peuvent lui être communiquées; ce service ne doit pas être présumé pour chaque commande.

Les fichiers QR sont générés à la demande. Des copies téléchargées ou imprimées peuvent subsister. Le remplacement d’un logo ou d’une destination ne garantit pas l’effacement des copies déjà détenues par des tiers.

Les principaux services concernés par le fonctionnement de PQRS sont présentés ci-dessous. Les régions indiquées ne décrivent pas nécessairement tous les lieux de sauvegarde, de soutien ou de traitement des sous-traitants.

Lorsqu’une fonction de facturation utilisant Stripe est proposée et utilisée, les renseignements nécessaires, notamment l’identifiant client, le montant et la devise, peuvent lui être transmis. PQRS ne conserve pas directement les numéros complets de carte ni les codes de sécurité de carte.

Certains renseignements sont hébergés ou traités hors Québec, notamment aux États-Unis. Les lois de ces territoires peuvent permettre l’accès aux renseignements par leurs autorités.

La loi québécoise exige, avant une communication hors Québec, une évaluation tenant compte des renseignements, de leur utilisation, des protections et du régime juridique applicable. La communication suppose une protection adéquate et une entente écrite tenant compte de cette évaluation. Les évaluations des fournisseurs de PQRS sont encore préliminaires; la publication de cette politique ne signifie pas qu’elles sont achevées.

Les besoins de conservation diffèrent selon les données : fonctionnement du compte et des QR, traitement d’une demande ou d’une commande, sécurité, pièces comptables ou obligations légales. L’existence de l’entreprise ne justifie pas à elle seule de conserver tous les renseignements sans limite.

Les durées et procédures de suppression sont en cours de formalisation. À ce jour, les messages de contact ne sont pas supprimés périodiquement et aucune suppression automatique générale des données de compte, de scan ou d’historique n’est mise en œuvre. Les durées propres aux journaux, copies et sauvegardes des fournisseurs peuvent aussi varier; aucun délai général de 30 jours n’est garanti.

Les limites des tentatives de mot de passe utilisent des fenêtres de 15 minutes. Les enregistrements expirés deviennent admissibles au nettoyage, par lots limités lors des demandes suivantes. Cela ne garantit pas un effacement après exactement 15 minutes; les copies et sauvegardes de la base peuvent avoir des durées distinctes.

La loi exige la destruction lorsque les finalités sont accomplies, sous réserve des délais légaux applicables, ou une anonymisation respectant les conditions prévues. Vous pouvez communiquer avec notre contact pour la confidentialité au sujet des données vous concernant. Une demande de suppression doit notamment tenir compte des obligations de conservation et des droits applicables.

La plateforme utilise des connexions sécurisées, une connexion par lien courriel ou mot de passe facultatif et des contrôles d’accès associés aux rôles et aux organisations. Ces mesures réduisent certains risques; elles ne garantissent pas une sécurité absolue.

L’équipe traite les communications et commandes, le contact pour la confidentialité reçoit les demandes, et les personnes habilitées interviennent sur les systèmes. La formalisation des responsabilités et des pratiques internes est en cours. Les détails d’accès aux comptes, les dossiers d’incidents et les renseignements personnels des demandeurs ne sont pas publiés sur cette page.

Selon les conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, des explications sur leur utilisation ou leur communication, et la communication de certains renseignements informatisés dans un format structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi retirer un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci; ce retrait peut limiter un service qui nécessite ces renseignements.

Pour une demande ou une plainte, écrivez à Vincent Blouin à l’adresse indiquée sur cette page, en précisant son objet, le service concerné et les coordonnées permettant de vous répondre. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire. N’envoyez pas de pièce d’identité sans qu’elle vous soit demandée et que son utilité vous soit expliquée.

Les demandes d’accès ou de rectification doivent recevoir une réponse dans les 30 jours de leur réception. Les restrictions ou refus doivent être expliqués conformément à la loi. Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec pour connaître ou exercer vos recours.

Consulter les renseignements et recours auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec

Si vous constatez une perte, une erreur d’envoi ou un accès non autorisé concernant vos renseignements, signalez-le à notre contact pour la confidentialité.

La loi impose de prendre des mesures pour réduire les risques et prévenir la répétition d’un incident. Tous les incidents de confidentialité doivent être consignés, même sans risque de préjudice sérieux, et les renseignements du registre doivent être conservés au moins cinq ans après la prise de connaissance. En cas de risque de préjudice sérieux, des avis doivent être transmis avec diligence à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées, suivant les modalités légales.

Cette politique peut évoluer avec les services, les fournisseurs, les pratiques et les exigences applicables. La version mise à jour sera publiée à cette adresse, avec sa date de révision. Toute modification importante sera portée à votre attention selon les exigences applicables.